| Предыдущая версия справа и слева
Предыдущая версия
Следующая версия
|
Предыдущая версия
|
lotusnotes:4.руководство_пользователя_договоры_гпх [12.08.2021 08:51]
Test User |
lotusnotes:4.руководство_пользователя_договоры_гпх [12.08.2021 09:02] (текущий)
Test User |
| **РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ДОГОВОРЫ** | **РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ДОГОВОРЫ ГПХ** |
| |
| **1. Создание проекта карточки договора** | **1. Создание проекта карточки договора** |
| |
| **Для создания проекта договора:** | **Для создания проекта договора:** |
| Откройте БД «Договоры» в Портале; | Откройте БД «Договоры» в Портале; |
| {{ :lotusnotes:гпх1.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх1.png?nolink&400 |}} |
| Нажмите на кнопку «Новый договор» и в меню выберите «по шаблону»; | Нажмите на кнопку «Новый договор» и в меню выберите «по шаблону»; |
| {{ :lotusnotes:гпх2.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх2.png?nolink&400 |}} |
| {{ :lotusnotes:гпх3.png?nolink&400 |}} | Выберете необходимый вам тип договора; |
| | {{ :lotusnotes:гпх3.png?nolink&400 |}} |
| Внесите реквизиты договора в проект карточки договора, поля заполняются следующим образом: | Внесите реквизиты договора в проект карточки договора, поля **«Заголовок», «Подразделение отв. за подготовку», «2-я сторона», «Плановая дата завершения», «Дата начала работ», «Ответственные за исполнение» - __являются обязательными для заполнения!__** |
| 1) Тип договора (наиболее частыми примерами являются: Договор и Техническое задание на закупку товаров, работ и услуг); | {{ :lotusnotes:гпх4.png?nolink&400 |}} |
| {{ :lotusnotes:гпх4.png?nolink&400 |}} | |
| 2) Номер не прописывается, дата выставляется по умолчанию, или выбирается в соответствии с уже имеющимся договором; | 2-я сторона, указываем того, с кем заключаем договор физ. лицом. |
| {{ :lotusnotes:гпх5.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх5.png?nolink&400 |}} |
| 3) 1-я сторона выставляется по умолчанию; | |
| {{ :lotusnotes:гпх6.png?nolink&400 |}} | |
| 4) Место регистрации выставляется по умолчанию; | |
| {{ :lotusnotes:гпх7.png?nolink&400 |}} | |
| 5) В дом. номер прописывается имеющийся номер договора, если он есть; | |
| {{ :lotusnotes:гпх8.png?nolink&400 |}} | |
| 6) 2-я сторона, указываем того, с кем заключаем договор, может быть, как юр. лицом, так и физ. лицом. | |
| {{ :lotusnotes:гпх9.png?nolink&400 |}} | |
| В окне «выбрать» можно выбрать уже имеющиеся лица или создать новое, если его нет в списке. | В окне «выбрать» можно выбрать уже имеющиеся лица или создать новое, если его нет в списке. |
| |
| **При типе договора** «Техническое задание на закупку товаров, работ и услуг» 2-я сторона не заполняется. | **Выбрать:** |
| | {{ :lotusnotes:гпх6.png?nolink&400 |}} |
| | В данном окне можно произвести поиск.{{ :lotusnotes:гпх7.png?nolink&400 |}} |
| |
| **Поиск:** | **Новое досье:** |
| {{ :lotusnotes:гпх10.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх8.png?nolink&400 |}} |
| В данном окне можно ввести название организации и произвести поиск. | Ознакомьтесь с полями и обязательно заполните их. |
| {{ :lotusnotes:гпх11.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх9.png?nolink&400 |}} |
| **Новая:** | |
| {{ :lotusnotes:гпх12.png?nolink&400 |}} | |
| Обязательно заполнить поля с названием организации (полное название и краткое). | |
| {{ :lotusnotes:гпх13.png?nolink&400 |}} | |
| 7) Тип отношений это кем нам является организация; | |
| {{ :lotusnotes:гпх14.png?nolink&400 |}} | |
| 8) Отметка об исполнении (необязательно для заполнения); | |
| {{ :lotusnotes:гпх15.png?nolink&400 |}} | |
| 9) Срок действия договора либо вводится «вручную», либо выбирается из классификатора; | |
| {{ :lotusnotes:гпх16.png?nolink&400 |}} | |
| 10) Заголовок (предмет договора), заносится вручную; | |
| {{ :lotusnotes:гпх17.png?nolink&400 |}} | |
| 11) Подготовили, выбирается из списка; | |
| {{ :lotusnotes:гпх18.png?nolink&400 |}} | |
| Подготовили, выбирается из списка; | |
| {{ :lotusnotes:гпх19.png?nolink&400 |}} | |
| 12) Плановая дата заключения, заполняется вручную или из списка; | |
| {{ :lotusnotes:гпх20.png?nolink&400 |}} | |
| 13) Плановая дата завершения, заполняется вручную или из списка; | |
| {{ :lotusnotes:гпх21.png?nolink&400 |}} | |
| 14) Дата начала работ/оказания услуг по договору. Вводится «вручную» либо с использованием календаря; | |
| {{ :lotusnotes:гпх22.png?nolink&400 |}} | |
| 15) Тематика договора, можно не заполнять; | |
| {{ :lotusnotes:гпх23.png?nolink&400 |}} | |
| 16) Ответственные за исполнение договора выбираются из БД «Сотрудники», указывается тот кто должен продлять договор, ему приходит оповещении на почту; | |
| {{ :lotusnotes:гпх24.png?nolink&400 |}} | |
| Формировать напоминание о дате завершения за <(прописывется количество дней)> дней, число пишется вручную, в случае указания исполнителю. Оно обозначает за сколько дней до окончания договора исполнителю прислать предупреждение о его завершении договора; | |
| {{ :lotusnotes:гпх25.png?nolink&400 |}} | |
| 17) Подразделение-исполнитель, по договору выбираются из БД «Сотрудники»; | |
| {{ :lotusnotes:гпх26.png?nolink&400 |}} | |
| 18) Содержание, в него добавляется файл договора и заполнить бланк обоснования закупки. В случае договора — это обоснование закупки, договор, три коммерческих предложения (скриншотов, локального сметного расчета) на закупку товаров, работ, услуг источники информации о ценах товаров (выполнение работ, оказание услуг), которые могут быть целей определения начальной (максимальной) цены использованы для договора/контракта. В случае если контрагент является обладателем исключительных прав, к проекту договора/контракта прикладывается информационное письмо, подтверждающее их наличие. И в случае Технического задания на закупку товаров, работ и услуг — это подготовленный проект технического задания необходимо направить на согласование с приложением обоснования целесообразности и экономической эффективности проведения процедуры путем приложения не менее трех коммерческих предложений (скриншотов, локального сметного расчета) на закупку товаров, работ, услуг, источники информации о ценах товаров (выполнение работ, оказание услуг), которые могут быть использованы для целей определения начальной (максимальной) цены контракта.); | |
| {{ :lotusnotes:гпх27.png?nolink&400 |}} | |
| |
| **Вкладка «Стоимость»** | В поле «Содержание» находится файл с договором; |
| 1) Заполняем поля Стоимость и Предоплата. При типе договора «Техническое задание на закупку товаров, работ и услуг» вкладка не заполняется. | {{ :lotusnotes:гпх10.png?nolink&400 |}} |
| {{ :lotusnotes:гпх28.png?nolink&400 |}} | Перейдите в него двойным нажатием и обязательно через кнопку **«ИЗМЕНИТЬ»**; |
| Сохраните документ с использованием кнопки {{ :lotusnotes:777.png?nolink&200 |}} . | {{ :lotusnotes:гпх11.png?nolink&400 |}} |
| | Заполните Договор ГПХ и после сохраните его; |
| | {{ :lotusnotes:гпх12.png?nolink&400 |}} |
| |
| **2. СОЗДАНИЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА** | **2. СОЗДАНИЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА** |
| |
| **Для создания согласования договора:** | **Для создания согласования договора:** |
| Переходим в Проекты; | Переходим в Проекты; |
| {{ :lotusnotes:гпх29.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх13.png?nolink&400 |}} |
| Ищем нужный нам договор и переходим в него; | Ищем нужный нам договор и переходим в него, нажимаем согласование «По шаблону»; |
| {{ :lotusnotes:гпх30.png?nolink&400 |}} | {{ :lotusnotes:гпх14.png?nolink&400 |}} |
| В договоре нажимаем на Согласование; | В поле «Участники» у Договоров ГПХ вида __«Об оказании преподавательских услуг», «Об оказании услуг, связанных с организацией уч. процесса», «Об оказании преподавательских услуг представителями работодателей», «Об оказании услуг руководства (учебной, производственной) практикой студентов»__ - **необходимо добавить Декана факультета/ Заведующего кафедрой;** |
| | |
| | |
| В поле участники выбираем необходимых участников; | |
| | |
| Для согласования выбираем согласовывающих сотрудников в соответствии с регламентом. | |
| | |
| После выбора всех необходимых участников нажимаем «Начать процесс согласования». | |
| | |
| После того, как все участники согласовали, преходим в результаты согласования: | |
| | |
| В результатах согласования нажимаем на кнопку «Печать на бланке» и распечатываем данную форму. | |
| | |
| Так же надо перейти по ссылке в резкльтат согласования начальника материального отдела Управления бухгалтерского учета. | |
| | |
| Распечатываем документ находящийся в прекрепленных файлах у начальника материального отдела Управления бухгалтерского учета. | |
| | |
| Проверяем остальных согласовывающих на наличие прикрепленных файлов. | |
| После того как все согласовали договор нужно направить проект договора на регистрацию. Для этого необходимо: | |
| 1) Перейти в одно из представлений группы «Проекты-…», выбрать необходимый договор и открыть его в режиме редактирования ; | |
| 2) Нажать на кнопку «На регистрацию». | |
| | |
| Договор и распечатанный лист согласования с вложениями передаем в УФЭО в бумажном виде. | |
| После того как договор физически подписан или Техническое задание размещено на торговой площадке, он перейдет из проектов в «Активные». | |
| | |
| В случае договора это означает, что договор физически подписан и его можно забрать. | |
| | |
| |
| | У Договоров ГПХ вида __«Об оказании услуг (выполнение работ) с физическими лицами»__ - **необходимо добавить Руководителя структурного подразделения** и Начальником управления безопасности и контроля (при согласовании договора свыше 70 000,00 рублей); |
| | |
| | Добавить можно через кнопку «Изменить»; |
| | {{ :lotusnotes:гпх15.png?nolink&400 |}} |
| | Далее начните процесс согласования. |
| | {{ :lotusnotes:гпх16.png?nolink&400 |}} |
| | После того, как все участники согласовали, необходимо распечатать документацию: |
| | {{ :lotusnotes:гпх17.png?nolink&400 |}} |
| | Открыть карточку договора, распечатать все вложенные файлы включая файл «Договор ГПХ». Затем распечатать лист согласования для этого нажать на кнопку «Печать» и выбрать «Печать всех листов согласования». |
| | {{ :lotusnotes:гпх18.png?nolink&400 |}} |
| | |
| | После того как появиться сообщение сочтёт сводный лист согласования готов. Открыть сформированный документ Word. Распечатать Сводный лист согласования |
| | |
| | |
| | Нажать на регистрацию. Для этого необходимо: |
| | 1) Перейти в одно из представлений группы «Проекты-…», выбрать необходимый договор и открыть его в режиме редактирования |
| | 2) Нажать на кнопку «На регистрацию». |
| | {{ :lotusnotes:гпх19.png?nolink&600 |}}; |
| |
| | ** Все распечатанные документы передайте в финансовый отдел.** |
